Tillsammans med Returpack förbättrar vi Sveriges pantsystem

2021-06-24

Svenskar är bra på att panta och har ett pantsystem som ligger i topp. Men eftersom pantprocessen är unik, finns det ingen färdig hyllprodukt med det systemstöd Returpack behöver i sin organisation. Därför specialbyggde vi verksamhetssystemet Pandum tillsammans 2009 och under de senaste åren har vi gjort ett stort arbete för att uppdatera och skapa en mer långsiktig systemlösning.

 

Pandum är navet i Returpacks/Pantameras kundverksamhet, som bland annat hanterar pantdata och utbetalningar. Systemet har blivit en inarbetad del i Returpacks arbetsflöde. Men med ett pantsystem i ständig förändring och höga ambitioner kring vårt pantbeteende, ville man se över behov och göra ett större omtag.

Under de senaste åren har vi därför jobbat med att uppgradera Pandum till ett mer heltäckande system för hela organisationen. Målet var att det skulle bli mer flexibelt och kraftfullt än tidigare. Samtidigt ville vi inte förändra allt, då systemet blivit så pass robust och mångsidigt sedan det infördes hos Returpack. Vi har strävat efter att den uppdaterade utformningen ska kunna leva vidare länge. Därmed behövde systemet bli anpassningsbart för ny teknik, med delar som enkelt kan uppdateras i framtiden.

BEHOVSANALYS FÖR ATT IDENTIFIERA PROBLEM

Vi satte igång projektet med att arbeta utefter design thinking och processen double diamond. Första steget var en ordentlig behovsanalys för att hitta kärnan i de aktuella problemen. Tina Blunt, UX- och frontend-expert på Gaia, berättar:

I början visste vi inte exakt vad det var vi skulle utforma. Vi fokuserade på att förstå problem och behov innan vi sprang på lösningen. I IT-branschen är det lätt att bli kär i lösningar, som dessvärre ofta inte är de mest relevanta för verksamheten. Vi vet hur viktigt det är att hitta de faktiska problemområdena hos användarna och inte utgå från vad företaget eller vi själva tror att de behöver.”

Under behovsanalysen intervjuades personer från den operativa delen av organisationen, där vissa använder Pandum dagligen. Vi faciliterade även workshops för dessa personer för att gemensamt skapa en konkret bild över var behoven är som störst. Både inom och mellan de många olika avdelningar som ingår i att hantera alla som skapar, handskas med och samlar in pant.

INSIKTER I ARBETSPROCESSER

Resultatet gav många insikter i det operativa arbetet. För att få en mer heltäckande bild intervjuades även några ur ledningsgruppen. Något som är viktigt att inkludera i förändringsarbete är att hålla sig i rätt strategisk riktning. Vi vill inte lösa problem som skär sig med ett bolags strategiska mål, utan hitta de lösningar som går i linje med dem. Nina Sebring, projektledare och UX-expert på Gaia, säger:

”Det är riktigt roligt att vi som jobbar inhouse får komma så nära kundens faktiska verksamhet. Under våra workshops och djupintervjuer fick vi en väldigt bra dialog med personerna på Returpack. Det tror jag är viktigt för att användarna då kan vara med och påverka och därmed bli mer öppna för förändring. Vi såg behoven och vilka krav som skulle ställas på det uppdaterade systemet. Det utgjorde en bas för fem områden vi ville driva lösningen i; att vara anpassningsbart, ge bättre koll på panten, förenkla för kund och konsument, samla kundbilden, samt att skapa förutsättningar för att kunna jobba smartare och roligare.”

Foto: Crelle Fotograf

FOKUS PÅ HELHETSPERSPEKTIVET

Under processen var Ann-Sofie Wåhlin, IT-chef på Returpack, drivande i att fokus skulle ligga på helheten och inte på ett specifikt system. Ann-Sofie berättar:

”Genom att inte fokusera på en specifik lösning, hjälpte Gaia oss att ta fram en övergripande arbetsfilosofi, som kan ligga till grund för allt vårt arbete. Det blev ett tankesätt som idag genomsyrar arbetet över hela organisationen.

EN TYDLIG BILD AV ANVÄNDAREN GER BÄTTRE LÖSNINGAR

Det stora bakgrundsarbetet resulterade i flera olika mindre prototyper som i slutändan blev en del av den stora lösningen, som ska förändra och förbättra Returpacks arbete. Kärnan från det gamla Pandum finns kvar, men vi har skapat en ny teknisk plattform och systemarkitektur. Dessutom kompletteras systemet med nya appar, som kan specialiseras för olika användare.

Nu vet vi varför vi löser ett visst problem och exakt för vem vi skapar lösningen. Det blir mycket enklare att skissa och utveckla med en så tydlig bild av verksamheten, problemet och användaren.” säger Tina Blunt.

Utvecklingen av det nya Pandum är nu inne i sin slutspurt och har uppgraderats i omgångar. Nu i början av sommaren ska det bli helt färdigt för användning. Vi är stolta över att både vara en del av pantsystemet som förädlas för varje dag som går, och att göra vardagen lite smidigare för alla eldsjälar på Returpack.

 

Foto header: Niclas Albinsson

Till toppen

Relaterat